判斷一個人是不是“瞎忙”，就看這兩點

作者：拉姆·查蘭

來源：管理的常識（ID：Guanlidechangshi）

導(dǎo)語

工作中，最大的痛苦莫過于時間不夠用。

本職工作已然很多，為了進一步發(fā)展，你還得爭取更大的挑戰(zhàn)。想做、能做的事情很多，但總沒時間逐一實現(xiàn)，一天時間就這么多，總不能不眠不休吧。

一味“瞎忙”，既傷身體又影響家庭，絕非上策。那該怎么辦呢？就讓當(dāng)代最具影響力的管理咨詢大師拉姆·查蘭為你答疑解惑吧。

正如做投資的人要看投資回報率，在工作時間總量有限的前提下，你要思考如何提高自己的時間回報率。

這樣你才不會陷入只顧埋頭拉車，無暇抬頭看路的困境，才能真正騰出時間精力，提升自己、提高業(yè)績，為今后的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。

1

聚焦重點

很多高潛對自己的要求很高，想做的事很多，而且要做就得面面俱到，每件事都得精益求精。

這樣一來，由于做的事太多，分攤到每件事上的精力似乎總不太夠。

換個思路，你會發(fā)現(xiàn)，如果只聚焦在關(guān)鍵的幾件事上，自己的工作效率及工作成果都會大幅提升。

那么，如何聚焦重點呢？

1.從工作目標出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前實際，分析判斷哪幾件事是決定成敗的關(guān)鍵。

這是非常重要的領(lǐng)導(dǎo)技能，必須堅持練習(xí)，不斷精進。

需要特別提醒的是，工作目標與工作重點并不是一回事。

1）工作目標是你希望達成的業(yè)績結(jié)果。

有時工作目標是你自己定的，有時是別人定好了交給你的，但無論目標是誰定的，你都要了解清楚，理解到位。

好的目標通常不是單一維度的，比如簡單地要求提高銷售或降低成本。

企業(yè)經(jīng)營是一個整體，目標制定應(yīng)當(dāng)從全局出發(fā)，追求整體最優(yōu)。

如果只是片面強調(diào)某個維度的快速提升，不僅會以偏概全，傷及整體，有時還會導(dǎo)致短期行為，甚至是投機取巧、弄虛作假。

2）工作重點是達成目標的路徑和步驟。

為達成目標，要做以及能做的事很多，你要結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部的情況，綜合分析，判斷什么事是最重要的。

舉個例子：

假如你是通用汽車公司某業(yè)務(wù)部門的負責(zé)人，你的業(yè)績目標是，在未來3年將市場份額提高1%，運營成本下降3%，現(xiàn)金流增加5%。在很大程度上，業(yè)績目標的達成取決于與日本車企的競爭態(tài)勢。 如果日元持續(xù)大幅貶值，日本車的售價就會隨之顯著下降，日本車的市場競爭力就會大幅提升，就會極大地沖擊美國車的市場份額。 如此一來，通用汽車公司也難以幸免。鑒于這樣的行情預(yù)判，你應(yīng)當(dāng)如何破局？ 也許調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)是個辦法。哪些車型會受沖擊較大，則這類產(chǎn)品的市場份額目標可適當(dāng)下調(diào)；哪些車型會受沖擊較小，仍然保持較好的利潤空間，則這類產(chǎn)品可加強推廣。 由此可見，基于日元大幅貶值的外部變化，你的工作重點應(yīng)放在調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)上。

把握工作重點，還要考慮時間維度，比如這個月、這個季度、今年以及未來3年分別要達成哪些目標？

尤其不能為了短期目標的達成，忽略了長期目標的工作。

換句話說，為了達成年度或3年的長期目標，現(xiàn)在需要啟動哪些準備工作？不積跬步無以至千里，要達成長期目標，現(xiàn)在就要開始行動。

2.把握工作重點，也是一個持續(xù)調(diào)整、不斷優(yōu)化的過程。

不妨把要做的事列個清單，然后分分類，理理頭緒，想想哪些事可以交給其他人負責(zé)。

時常審視自己的工作清單，從中篩選出對自己工作目標達成最為緊要的工作重點。

既然是重點，數(shù)量就不能多，3～5項足矣。一旦明確，就要聚焦，就要持續(xù)跟進落實，這就是高效執(zhí)行的核心。

3.把握自己的工作重點時，還要考慮領(lǐng)導(dǎo)的要求。

每個人都有領(lǐng)導(dǎo)，即便是企業(yè)的CEO，也要向董事會匯報。

有時，領(lǐng)導(dǎo)或其他人臨時交辦的緊急事務(wù)會占據(jù)你的時間精力，讓你無法聚焦工作重點。這該怎么辦呢？

你需要學(xué)會說不，尤其是那些極其耗費心力的事；

對于那些不能推掉的事，可以嘗試延長期限。要不然一查郵件、一接電話，就會迎來一堆事。

總之，你要時刻提醒自己，必須聚焦重點。

有時領(lǐng)導(dǎo)跟你想的不一樣，又該怎么辦呢？

作為高潛，你有可能比領(lǐng)導(dǎo)對外部變化更為敏感，對內(nèi)部情況更加了解，看問題更全面，學(xué)新知更主動，這些長處可能源于你過去的學(xué)習(xí)訓(xùn)練，或是你現(xiàn)在的職責(zé)分工，或是你建立的人脈網(wǎng)絡(luò)。

如果你的領(lǐng)導(dǎo)也努力學(xué)習(xí)，快速成長，那還好； 但如果你的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注面相對較窄，只關(guān)心當(dāng)期目標，那你就要特別注意，一定要跟領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系。

絕不能因為自己在某些方面似乎比領(lǐng)導(dǎo)強而表現(xiàn)得沾沾自喜，更不能驕傲自滿；領(lǐng)導(dǎo)交辦的重點工作，你必須認真對待。

要知道，領(lǐng)導(dǎo)也有領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績目標，全力支持領(lǐng)導(dǎo)達成目標，是與之保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)。

你可以嘗試逐步影響領(lǐng)導(dǎo)，但要把握好分寸，不能讓自己與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系毀于一旦。

2

善用信息

現(xiàn)在是信息爆炸的時代。這對學(xué)習(xí)固然是件好事，但大量信息也會讓人應(yīng)接不暇，出現(xiàn)信息過載，導(dǎo)致“信息疲勞綜合征”。

你不能事無巨細，樣樣關(guān)心。怎么辦呢？

1.信息定制是個有效的辦法。

很多網(wǎng)站都有這樣的搜索及信息定制服務(wù)，只要輸入你關(guān)心的企業(yè)、行業(yè)、技術(shù)、市場等關(guān)鍵詞，這些網(wǎng)站就能定期把相關(guān)的重要信息發(fā)送給你，可以節(jié)省你很多時間。

我每天都會留出專門的時間，閱讀定制的要聞推送，邊讀邊把之后打算細讀的部分標注出來。

一天之中，總有很多碎片時間可以好好利用。路上堵車、飛機延誤，都是可以閱讀的好時光。

2.削減不必要的報告

日常工作中無疑會用到很多數(shù)據(jù)及信息。幾乎每家公司都有信息化管理，會生成很多業(yè)務(wù)指標、財務(wù)數(shù)據(jù)以及更為具體的過程管理信息。

這些數(shù)據(jù)及信息非常有用，能很好地說明工作進展的實際情況。

你需要具備很強的分析能力，能從中發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵洞見； 還需要具備很強的溝通能力，能把分析結(jié)果清晰地呈現(xiàn)出來。

但林林總總的信息，也會讓人難以招架，不知從何入手。怎么辦？

你要主動思考，哪些信息最重要；針對這些信息，匯報頻率怎樣合適？

有些關(guān)鍵信息也許不是公司信息系統(tǒng)自動生成的，這就需要你找到源頭，并設(shè)計好的記錄方式及呈現(xiàn)形式，數(shù)據(jù)也好，圖表也行，總之要便于今后的對比分析。

在日常管理中，很多公司有各種內(nèi)部報告，在有些公司中，這樣的報告實在種類繁多，領(lǐng)導(dǎo)都讀不過來。

如果這樣，可否系統(tǒng)性地分析這些報告，看看哪些真的需要：

比如有些報告，寫好了幾乎沒人讀，能否考慮取消； 如果真的需要，多長時間出一份報告合適，比如某份周報，一個月也讀不了兩回，能否改成月報或者雙周報？

這樣一來，無論是寫報告的下屬，還是讀報告的領(lǐng)導(dǎo)，都能省出不少時間。

的確不是每份報告都有讀的必要。每當(dāng)你收到新的報告，或者是要求下屬準備新的報告時，你都要想想，究竟是否必要。

不妨告訴寫報告的下屬：“這份報告，每月第一天給我。如果真的特別重要，我會告訴你。如果到某月某日，我還沒說，以后就不用寫了。”

3.避免被郵件“打成篩子”

有人把電子郵件戲稱為“工作中的AK-47（突擊步槍，槍身短小、射程較短，適合較近距離的戰(zhàn)斗）”，稍不留神就會被其撂倒，打成篩子。

在戰(zhàn)場上，對AK-47必須謹慎小心；在工作中，電子郵件也必須嚴加防范，否則你就會哀嘆“時間都去哪兒了”。

有幾個小建議可供參考。比如：

1）每天工作的第一個小時，不查郵件，完全聚焦重點工作； 2）每天設(shè)定“無郵件時段”，不受打擾，專心工作； 3）設(shè)置郵件自動分類，涉及重要事項、重要項目的，優(yōu)先處理。

該方法同樣適用于極具“殺傷力”的微信。

Photo by Alvin Mahmudov on Unsplash

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