企業財務共享建設指南

01 財務共享建設背景

“財務共享中心”這個詞，近年不少人都聽過。不少上市企業，特別是集采購、生產、研發、銷售、售后于一體的集團企業咬著牙都要投入千萬級IT系統，組了上百人的團隊，來運營財務共享中心、賦能企業降本增效和企業精細化管理的需要。圍爐第一次接到：財務共享中心(FSSC)，2021年在杭鋼時，由元年公司向我們介紹得。

要搞清上市企業、大中型國有企業為什么熱衷于搭建：財務共享中心(FSSC)背后的原因即背景。知其然也要知其所以然，圍爐特從企業痛點、技術、內外環境、理論指導等維度梳理如下：

1.1、企業內在需求即痛點

1）運營成本高：

重復投入場地、設備、人力（每個分子公司需單獨購買財務軟件、配備檔案柜、配齊財務崗位導致企業資源浪費）。當企業業務擴展到海外，財務更麻煩和國內財務套打法又不一樣，當年在杭鋼股份時，公司業務涉及到東盟、歐盟、韓國、墨西哥、中東與俄羅斯等市場）。

2）效率低：

各分子公司流程、數據、口徑不統一，處理方式五花八門。從而導致企業內部之間需反復拉會溝通確認、查找原因排除問題，耗時耗力。

3）財務管控乏力：

集團總部難以對分子公司的財務活動進行有效監控。會計政策執行不統一、數據口徑不一致，信息孤島現象嚴重，導致集團財報合并困難，且容易滋生合規風險。

1.2、技術更新迭代

財務共享中心(FSSC)除了企業內在痛點外，更重還要有強大技術支撐，否需求無法落地成為廢紙一張。

1）ERP系統普及：國內用友、金碟；國外SAP、Oracle等、大數據、云存儲、云計算。

2）網絡與影像技術：4/5G高速網絡允許數據、文檔和圖像實時傳遞。影像系統（高速掃描儀、存儲、電子簽名、發票驗真系統）實現了紙質單據的電子化，打破了共享的物理距離限制，使得“一個中心服務全國甚至全球”成為現實。

3）系統協同合作：

• OA系統：用于流程審批、單據流轉；

• 電子檔案系統：用于發票、合同等電子文檔的歸檔與管理；

• BI/報表與數字化看板：用于數據分析與可視化。

OCR（光學字符識別）、RPA（機器人流程自動化）、人工智能等技術的出現，進一步深化了FSSC的自動化、智能化水平，使其價值倍增。

小結：鑒于文章篇幅有限，內外環境和理論指導這兩方面就不聊了，有興趣者可自行百度或私下交流。財務共享中心(FSSC)的誕生并非一蹴而就，而是多種力量共同驅動的必然結果。沒有技術支撐財務共享中心(FSSC)，將終淪為數據孤島，譬如共享中心僅實現了財務系統與ERP的對接，未打通CRM、WMS、TMS系統，導致訂單、庫存、物流數據分散，無法支持“全鏈路成本核算”。

02、財務共享概念

通過第一大模塊的學習后，緊接著我們來了解“什么是財務共享中心”。其實財務共享中心的概念比較好理解，不要讓網上高大上的詞給迷惑。

2.1、財務共享中心

財務共享中心(Financial Shared Service Center, FSSC)，是現代企業財務管理的重要模式，核心是通過集中化、標準化、數字化的手段，將企業內各分子公司重復性高、標準化程度高的財務流程集中處理，實現降本增效、強化管控、提升財務價值的目標。

2.2、關健詞：

重復性、集中化、標準化、數字化、降本增效、強化管控。

小結：將分散在各分子公司的財務職能（如報銷、費用、應付、應收、資金結算、報表編制等）剝離并集中到一個物理/虛擬中心，通過統一流程、標準、系統和人員，實現規模效應。（注：大華股份在1399E座一樓，就設立了個財務共享中心）

03、適用什么企業

通過前面兩大模塊的學習后，相信大家對財務共享中心或多或少有了一定的了解。下面我們進一步聊聊FSSC另個話題：什么樣企業適合搭建財務共享中心？

當然FSSC并非所有企業都適用，它有其明確的適用邊界，具備以下特征的公司更適合且更能從財務共享中心獲益。

另外FSSC是要真金白銀投入，非一次性投入而是持續投入和迭代優化制度、流程、系統和人員（注：節省文章篇幅，圍爐特整如下）

小結：中小型公司、或者業務高度分散的企業沒必搞財務共享中心，畢竟這個是要真金白銀投入。不過在業內有個不成文章標準：年營收≥50億元、分子公司數量≥15家、核心流程（報銷/應付/應收）差異≤20%、需強化集團管控（如統一稅務/資金/預算）、財務人員占比＞15%（營收占比）、已部署ERP系統、管理層明確支持財務轉型。

像華為、中興、阿里、京東、蘇寧、恒生電子、浙大網新、杭鋼、海康、大華等企業均建立自己的財務共享中心，從而實現全球財務集中管理。當然吉利更不能例外了。

04、部門、制度和流程

首先FSSC的搭建不僅是財務部內部的事，而是牽動了整個企業的組織神經，所以有關涉及部門、制度和流程，圍爐簡單和大家聊聊。

4.1、部門

4.2、制度

FSSC要遵守的制度有很多，一般有這些，具體因公司而定：基礎管理制度、流程規范、風險控制、系統與數據管理、服務與質量、人員管理、跨部門協作制度等，如費用報銷制度中的審批權限、單據要求，應付付款中的三單匹配（訂單、入庫單、發票）等，具體到操作細節，比如影像系統的使用規范、電子檔案的存檔期限等，規范集團資金歸集和下撥規則等等，這里就不展開聊了。

4.3、流程

FSSC在服務內外部客戶時是有規章流程可循的，結合不同公司抽像出來，供大家參考，如下圖所示：（具體FSSC流程要因公司而定）

小結：部門(參與者)、制度和流程，制度是必須遵守的規則，而流程是在規則下要執行的具體任務。三者緊密結合，共同構成了財務共享中心的有機整體。

05、財務共享技術架構

通過前面5大模塊的學習和知識的鋪墊，終于到了如何搭建財務共享中心。不容易，除了我們上面說得組織架構變動與優化、規則制度梳理、流程再造與優化外，更重要通過技術手段來賦能FSSC。當然FSSC的技術支撐體系是個非常專業且復雜的系統，也是大家最為關心的地方，煩請看下圖：財務共享中心系統架構圖。

通過上圖就能直觀感受到：財務共享中心整個支撐系統的復雜性和龐大性，圍爐抽絲剝繭，化繁為簡：前端交互層、流程與應用層、技術賦能層、數據與集成層4大模塊以及相應的系統。

5.1、前端交互層

PC端、移動端、企微或釘釘

5.2、流程與應用層

費用報銷系統(每刻/Concur)、財務共享運營平臺(用友/金蝶/漢得)、ERP核心系統(SAP/0racle/用友/金蝶)、資金管理系統、電子檔案系統、OA審批流。

5.3、數據與集成層

主數據管理(數據標準源頭)、數據倉庫與BI平臺(數據分析與決策)

5.4、技術賦能層

RPA機器人流程自動化(來也/UiPath)、OCR智能識別(合合/百度)、銀企直聯、電子發票與檔案、AI與機器學習。

5.5、實戰：員工報銷流程 5.5.1、業務背景：

銷售總監大王總帶著帥哥美女助手去魔都洽談一筆合同，與大客戶大戰三天兩夜后，成功拿下一個小目標的合同，花費10萬元，其中機票5000元，酒店住宿5000元，請客戶吃飯、送拌手禮、其它應酬花費90000元，均取得合法發票，正在填寫單據進行報銷。

5.5.2、員工報銷時序圖：

我們就以上面經典的 “員工報銷” 流程為例，來看財務共享平臺中各系統是如何協同工作、賦能公司降本增效，如下圖所示：

5.5.3、員工報銷玩法：

1）傳統玩法-分層分級：

根據金額梯度設置好審批流轉條件，觸發不同審批人去審批，待審批完后財務共享平臺 -> 生成憑證 -> 付款 -> 通知員工。

2）新型玩法-信用：

信用分越高且報銷金額在允許范圍內時，審批流程節點越少、審批時效越快，甚至秒批。事后發現報銷有弄虛作假、違反公司制度則會扣減信用分，嚴重的送交給公司內審合規部或國家公安機關。反之信用分越少，審批節點越多，審批時效越慢。

5.6、費控重要技術

員在報銷過程中有：OCR智能識別引擎、RPA機器人、OA審批引擎和ERP這四個都重要技術。下面我們先介紹下OCR智能識別引擎、OA審批引擎，剩下兩項技術后面有機會我們接著來細聊。

5.6.1、OCR智能識別引擎

是一種利用光學字符識別（OCR） 和人工智能（AI） 技術，自動從各類發票（增值稅專用發票、普通發票、火車票、出租車票、飛機票和名片等）的圖像或PDF中，提取關鍵結構化信息（如發票代碼、號碼、金額、稅額、開票日期、買賣方信息等）的技術。

5.6.2、OCR智能識別引擎工作技術原理

當然OCR智能識別引擎有幾個關建技術：圖像預處理、票據分類、深度學習、智能稽核。

• 通過AI模型自動判斷屬于那種類型的票據，從而調用不同的識別模板。

• 基于大量發票數據訓練的模型，能精準定位和識別各種版式。

• 運用財務邏輯進行交叉校驗（如：不含稅金額 + 稅額 = 價稅合計金額），進一步保證識別結果的準確性。

OCR智能識別發票截圖

5.6.3、實際使用OCR引擎的問題和挑戰

盡管OCR智能識別技術已經非常成熟，但在實際應用中仍然會遇到一些常見的問題和挑戰，然而這些問題可歸納為以下三種技術、發票和流程/管理層面。

1）技術層面：

OCR服務通常通過API調用時網絡延遲、服務商服務器故障、接口限制（如每秒調用次數）會影響集成系統的穩定性和用戶體驗；特殊/轉譯字符的問題有特殊符號（如括號、橫線、星號），OCR對這些字符的識別率可能較低，導致信息缺失或錯誤；發票上的數字和文字如果有模糊，OCR可能把“0”認成“O”，或者“6”和“8”混淆。

轉譯字符會導致開出來的發票界面錯亂，相關字段無法識別

1）發票層面：

不細說了，一般有紙質發票本身陳舊、褶皺、污損、反光，圖像預處理也無法完全修復，直接導致識別失敗或錯誤。

2）流程與管理層面：

同樣不細說了，強化系統功能更新與跌代： 不光有OCR，更要集成自動查重、自動真偽查驗和智能審核規則、國家稅務總局可能會更新發票的版式設計但自家的系統未同步更新、優化人工環節、設置合理預期。

5.6.4、OA審批引擎

前面我們聊過了OCR智能識別技術，下面來聊聊OA審批引擎，它也是企業經營生產中一項重要工具，起到了風險可見、風險可控、風險可分攤、降低運營成本、權責清晰、賦能管理決策。下圖PC端OA審批流(移動端審批也很重要)。

小結：OA審批流程除了本身功能外，它和消息、任務、企業組織架構、角色和權限等強相關、共同構成了OA審批流有機整體。就不開展了，再回到上面員工報銷：銷售總監大王總此次10萬元，金額大肯定經歷審批節點多，應該要財務總監和總經理等審批。

另外審批流還有不同玩法，可加【審批基時】字段，提升審批效率。根據不同的審批場景和單據默認給出【審批基時】 =30小時，超出后采用不同提示方式告審批人來及時審批，同時列表打上標簽【超時多少、嚴重超時】。

駁回同時哪些審批節點可以支持、哪些審批節點又不支持駁回、可以直接駁回到結束或創建等均有根據企業內部需求和二次開發。所以財務共享中心持續投入的過程。

5.7、應收管理

應收應付是企業最為重要兩條生命線，鑒于文章篇幅有限，我們先重點聊下：應收，首先企業得盈利賺錢，當然主要從應收款里面來。應付很重要暫且這里就不聊了，有興趣者可自行百度或私下交流。

5.7.1、應收款概念

企業因銷售商品、提供服務等而應該向客戶收取的款項。在FSSC中，它主要處理 “商機 -> 客戶 -> 合同 -> 訂單 -> 發貨 -> 物流 -> 對賬 -> 開票申請 -> 開票 -> 收款 -> 財務” 流程。集中到FSSC進行統一處理的管理模式，它核心管理的是 “訂單到收款” 流程。

5.7.2、應收核心流程

為了更好了解大B企業的應收款項流程，以上市大型某鋼結構企業為例，B2B企業不同于C2C，訂單遠比它復雜得多，大B企業的訂單在下單人、內容、類型、配單、另外更需要層層審批后才發貨 -> 物流 -> 對賬 -> 開票申請 -> 開票 -> 收款 -> 財務”，如下圖所示。

小結：方便大家學習，圍爐特準備了文字版的內容：

• 生成訂單與發貨：

  銷售簽訂合同，不同角色審批完成后生成不同維度的訂單；倉庫根據訂單發貨，在系統中生成發貨單。

• 開票申請：

  可根據合同、訂單和訂單明細等維度在系統中創建開票申請，關聯具體的銷售訂單和發貨單，填寫(開票信息、客戶信息、收票人信息、快遞信息和開票明細等)。

• 審核與開票：

  FSSC應收會計審核開票申請信息(客戶、金額、稅號）是否準確、完整，審核通過。

• 收款與核銷：

  客戶付款后，銀行流水通過銀企直聯自動同步到ERP。對于無法自動核銷的款項（如客戶匯款不注明發票號），需要應收會計人工干預，開發收款認領功能。

• 審批：

  大B企業必須做的一項又累又若事項，它可做到風險可見，風險可控、風險可分攤。圍爐見過審批條件復雜(結合金額、關聯項目等級、合同條款、毛利、預警紅線等），另外審批節點多則上百個（如果流程中不同審批節點，審批人是同一人時，則自動審批同過）。

• 對賬：

  內部對賬、與客戶對賬、與總賬對賬 這里就不一一介紹了，后面重點寫篇《 對賬系統，從入門到精通 》的文章。

5.7.3、應收分析智能看板

除了上面內容外，財務共享中心需對應收數據進行各種維度的指標進行綜合分析，并把數據分層分級展示不同崗位如：銷售和商務、財務、管理層和公司高層去看，支撐公司精細化管理，數據智能分析提前預警，建立從業務到匯款的應收賬款管理閉環，是財務共享中心的重點工作。

1、賬齡結構分析：找出逾期的風險，0-30 天（信用期內）、31-60 天（輕度逾期）、61-90 天（中度逾期）、超過 90 天（嚴重逾期），然后系統自動算每個層級的金額占應收賬款總額的百分比，賬齡結構能直接反映賬款收回的緊急程度和風險大小。

2、壞賬準備覆蓋率：公式是壞賬準備覆蓋率 =（期末壞賬準備余額 / 期末應收賬款總額）× 100%。

3、周轉效率分析：周轉效率分析主要是衡量應收賬款變成現金的速度，反映企業資金的利用效率。DSO（應收賬款周轉天數），公式：DSO =（期末應收賬款余額 / 當期銷售收入）× 當期天數。

小結：通過收賬款數據 - 分析錢什么時候能收回來（流動性）、可能收不回來多少（風險性）、收回來的速度夠不夠快（周轉效率），當然還有其它指標就一一列舉了。

5.8、共享影像管理

回到文章頭部吉利在招：財務共享影像數字化產品經理，我們一起來聊財務共享影像管理，在恒生電子、杭鋼、大華時因工作需要常去財務部門，會看到財務部公共區會擺放好幾臺票據高速掃描儀/高拍儀，如下圖所示。

高速掃描儀/高拍儀

5.8.1、解決了什么痛點?

共享影像管理系統是FSSC的“數字血液”，它解決了企業：效率、成本、風險控制、服務質量、業務連續性等核心痛點。如多崗位、多地點可同時調閱同一張影像，審批流實時推進；消除大部分快遞和打印成本，節省物理倉儲空間，影像上傳后不可篡改，操作日志完整，支持遠程審計，業務員可在線跟蹤進度，財務人員秒級檢索任何歷史憑證；電子影像多副本備份，災難后業務可快速恢復。

5.8.2、共享影像管理系統

5.8.3、系統間交互

共享影像管理系統絕非一個信息孤島，幾乎與企業核心業務系統打通。其核心交互關系與數據流向如下圖所示，它的價值恰恰在于與企業內其他核心系統的深度集成和交互。

5.8.4、數據交互格式與內容

5.8.5、共享影像管理系統核心功能模塊

小結：共享影像管理系統先聊到這里，簡單提下：共享影像管理系統和檔案管理系統的區別：前后銜接、各有側重。影像系統管的是 “過程”，處理的是電子影像，核心目標是 “流轉”。檔案系統管的是 “結果”，處理的是電子檔案，核心目標是 “歸檔”。后面我們再來聊聊：檔案管理系統。

06、遇到的問題

在搭建財務共享中心的路上，你我會遇到各種各樣的問題，有的問題讓人抓狂、有的問題是優先級和排期的問題等等。這些問題產生的原因可歸納，如下：

6.1、變革管理阻力：

最難解決的通常不是技術或流程，而是“人”的問題，即變革管理。 流程、組織、技術是三大核心挑戰，但其背后都指向“人”的阻力和頂層設計不足，目標定位不清晰；

6.2、信息系統集成困難：

系統架構差異大，不同業務板塊、不同下屬單位使用的信息系統架構各異，數據標準不統一，導致系統間數據交換困難。其次，系統接口不規范。由于缺乏統一的接口標準，各系統之間的對接需要定制開發，增加了集成的難度和成本。最后，系統更新不同步。各系統的更新升級不同步，導致接口失效或數據格式變化，影響系統間的正常交互。

6.3、數據治理方面：

數據質量問題，數據完整性不足、數據準確性不高、數據一致性差（如下圖所示)、數據時效性不足，數據更新不及時，難以及時反映業務變化。忽視稅務風險與合規管理等。

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