天天用透視表，這3招我居然才知道，不要太好用！

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本文作者：明鏡在心

本文編輯：竺蘭

大家好，這里是秋葉編輯部~

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的當(dāng)下，數(shù)據(jù)的處理與分析工作越來(lái)越重要。

而數(shù)據(jù)透視表作為一個(gè)非常強(qiáng)大的工具，可以不用一個(gè)函數(shù)和公式就能輕松解決匯總統(tǒng)計(jì)的工作，不可謂不強(qiáng)大。

當(dāng)它面對(duì)成千上萬(wàn)行數(shù)據(jù)的時(shí)候，也能「面不改色心不跳」，輕輕松松就搞定！

今天，我們就來(lái)分享數(shù)據(jù)透視表的三個(gè)絕招，助大家提高辦公效率！

絕招一

在大部分?jǐn)?shù)據(jù)中，日期的使用必不可少。

比如，在銷售明細(xì)表中的銷售日期、在開票回款表中的開票日期和回款日期等等。

如下圖：是一張開票明細(xì)表。

現(xiàn)在想統(tǒng)計(jì)下每個(gè)月匯總的開票金額是多少，以便分析銷售情況并改進(jìn)銷售策略。

選中【A1】單元格，依次點(diǎn)擊【插入】-【數(shù)據(jù)透視表】-【確定】。

會(huì)生成一張新工作表。

然后將【開票日期】拖到行區(qū)域，將【開票金額】拖到值區(qū)域。

如下圖：

選中日期列中的【A4】單元格，然后點(diǎn)擊右鍵，選擇【組合】。

如下圖：

這種情況，小伙伴們應(yīng)該經(jīng)常會(huì)遇到吧？

看上去都是日期，為什么不能分組？ 接下來(lái)教大家如何快速解決這個(gè)問題。

? 如果數(shù)據(jù)很少，可以直接在數(shù)據(jù)源中將單元格的列寬拉小。 如下圖：

如果是真日期，會(huì)因?yàn)閱卧窳袑挷粔颍@示為一個(gè)羊肉串。

如果是假日期，它就不會(huì)有任何變化。

如上圖中的【A5】單元格。

選中單元格看下編輯欄，日期前面有一個(gè)單引號(hào)，表示它是文本型日期。

我們可以直接將此單元格設(shè)置為常規(guī)格式，按【Delete】刪除之后，重新輸入正確的日期即可。

? 如果數(shù)據(jù)較多，我們可以調(diào)出自動(dòng)篩選，然后點(diǎn)擊下拉按鈕，那些真假美猴王就會(huì)現(xiàn)出原形啦！

看這家伙，就是假美猴王。找到它，然后解決掉就行了。

除了重新錄入之外，還可以選中這一列然后點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【分列】，調(diào)出分列對(duì)話框，直接點(diǎn)【完成】。

這樣操作之后，就會(huì)變成真日期了。

最后刷新下透視表，再去組合，就可以了。

這樣按月匯總的開票金額就完成了。

絕招二

下圖是一張人員工資表。

以該工作表生成一張透視表，然后需要在透視表中進(jìn)行降序排列。以查看工資高低。

如下圖，將【姓名】和【部門】拖到行區(qū)域，將【工資】拖到值區(qū)域，然后選中【G2】單元格點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中的【降序】排列。

無(wú)論怎么點(diǎn)，它都是無(wú)動(dòng)于衷！

像是悟空給了這家伙使用了神奇的定身術(shù)！

如果我們把部門去掉，只要姓名，降序排列就不會(huì)出現(xiàn)上面的問題。

但是現(xiàn)在就是需要將姓名+部門同時(shí)顯示，并且要降序排列，那該怎么辦呢？

方法如下：

? 先將【姓名】拖到行區(qū)域，把【工資】拖到值區(qū)域，然后對(duì)【工資】進(jìn)行降序排列。

? 再將【部門】拖到行區(qū)域即可。 如下圖：

完美解決排序問題。

絕招三

如下圖是根據(jù)工資表生成的透視表。

現(xiàn)在要求是：想要查看每個(gè)部門的匯總數(shù)據(jù)，不需要顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。

通常情況下，我們一般是點(diǎn)擊【部門】旁邊的篩選按鈕，如下圖所示：

但是，篩選菜單項(xiàng)目中卻沒有任何匯總字樣。

奇怪吧！

不知道設(shè)計(jì)透視表的人是怎么想的！

先不管它，還是先解決問題為主。

這里有兩種解決方法。

方法一：

選中【A4】單元格 （當(dāng)然選中除了匯總行和總計(jì)行之外的【A】列數(shù)據(jù)也可以） 。

然后右擊鼠標(biāo)，選中其中【展開/折疊】-【折疊整個(gè)字段】。

結(jié)果如下圖：

這樣就顯示出每個(gè)部門的匯總數(shù)據(jù)了。

當(dāng)然這里沒有體現(xiàn)匯總兩個(gè)字。

如果需要體現(xiàn)的話，可以通過設(shè)置單元格格式的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。

如下圖，選中【A4:A6】，按【Ctrl+1】調(diào)出【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框，選擇【數(shù)字】-【自定義】，輸入：「@ 匯總」，點(diǎn)擊【確定】。

最終效果如下圖：

方法二：

既然透視表自帶的篩選菜單里面不顯示匯總項(xiàng)，那么我們可以利用表格篩選按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。

選中透視表旁邊的【D3】單元格，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【篩選】，將會(huì)出現(xiàn)新的篩選按鈕。

此時(shí)我們?cè)偃c(diǎn)【部門】單元格中的下拉按鈕就會(huì)出現(xiàn)匯總項(xiàng)啦。

篩選效果如下圖：

今天我們分享了在使用透視表過程中，三個(gè)好用又神奇的絕招。

? 解決日期不能分組的問題。

? 解決不能排序的問題。

? 解決不能篩選匯總項(xiàng)的問題。

透視表功能雖然很強(qiáng)大，但是在應(yīng)用的過程中還需要注意它的使用規(guī)則和方法。

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