“看不懂”的跨國(guó)報(bào)銷單：中企出海差旅費(fèi)控如何破局

“實(shí)在看不懂。”11月3日，負(fù)責(zé)海外業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理的國(guó)內(nèi)大型家居用品企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)劉穎向記者感慨道。

去年底，這家家居用品企業(yè)計(jì)劃在東盟地區(qū)設(shè)立新生產(chǎn)基地后，她每個(gè)月都會(huì)收到一沓格式各異、使用東盟國(guó)家當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言書寫的出租車、酒店住宿、餐飲等跨境差旅報(bào)銷票據(jù)。

然而，她看不懂這些國(guó)家當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言，也不熟悉這些票據(jù)格式，導(dǎo)致她難以核查票據(jù)背后的真實(shí)差旅背景，時(shí)常還會(huì)算錯(cuò)報(bào)銷額度。

這個(gè)困擾，同樣發(fā)生在其他出海企業(yè)身上。

截至去年底，中國(guó)境內(nèi)投資者在全球190個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)立境外企業(yè)5.2萬(wàn)家。其中，中資企業(yè)在共建“一帶一路”國(guó)家設(shè)立境外企業(yè)1.9萬(wàn)家。

面對(duì)不同國(guó)家格式不一、使用當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言書寫的各類跨境差旅報(bào)銷票據(jù)，如何有效實(shí)現(xiàn)控費(fèi)與減輕業(yè)務(wù)出海財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，成為眾多出海企業(yè)面臨的共同挑戰(zhàn)。

多位出海企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向記者透露，由于對(duì)跨境差旅報(bào)銷票據(jù)“來(lái)者不拒”，前期市場(chǎng)考察及商務(wù)磋商費(fèi)用在企業(yè)出海業(yè)務(wù)整體運(yùn)營(yíng)成本的占比一度超過(guò)20%，明顯超過(guò)企業(yè)預(yù)估值，令企業(yè)不得不重新審視業(yè)務(wù)出海的投入產(chǎn)出比，著手采取跨境差旅費(fèi)控管理舉措以擠出更多利潤(rùn)。

合思創(chuàng)始人兼CEO馬春荃向記者透露，當(dāng)前出海企業(yè)對(duì)跨境差旅管理的訴求，主要集中在三個(gè)方面：一是有效遏制浪費(fèi)、低效、虛構(gòu)、不合理的跨境差旅報(bào)銷費(fèi)用；二是在跨境差旅報(bào)銷費(fèi)用相對(duì)可控的情況下，實(shí)現(xiàn)海外業(yè)務(wù)拓展目標(biāo)；三是通過(guò)跨境差旅費(fèi)控管理推動(dòng)管理轉(zhuǎn)型，令海外業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

“看不懂”的差旅報(bào)銷票據(jù)

去年底，當(dāng)企業(yè)計(jì)劃在東盟國(guó)家和地區(qū)考察建廠后，劉穎驟然發(fā)現(xiàn)跨境差旅報(bào)銷票據(jù)的識(shí)別審核難度驟增。

“實(shí)在看不懂。”她多次重復(fù)這句話。此前，多位企業(yè)員工前往泰國(guó)、老撾等國(guó)家考察當(dāng)?shù)貭I(yíng)商環(huán)境與當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同效應(yīng)，帶回來(lái)一沓由當(dāng)?shù)胤?wù)人員使用泰語(yǔ)與老撾語(yǔ)手寫、格式千奇百怪的當(dāng)?shù)鼐频曜∷蕖⒊鲎廛嚒⒉惋嫷葓?bào)銷票據(jù)。但是，沒(méi)人熟悉泰語(yǔ)與老撾語(yǔ)，也就難以識(shí)別審核這些報(bào)銷票據(jù)背后的差旅信息。

于是，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)一面對(duì)東盟地區(qū)跨境差旅報(bào)銷票據(jù)“來(lái)者不拒”，一面電話聯(lián)系相關(guān)員工了解這些票據(jù)具體內(nèi)容及報(bào)銷金額，直接納入財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，導(dǎo)致東盟地區(qū)跨境差旅報(bào)銷金額激增。這種異常現(xiàn)象很快引起高層關(guān)注，她被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)多次叫去談話，要求快速壓降低效、不合理、虛構(gòu)、浪費(fèi)的差旅報(bào)銷款。

由于提議招聘精通東盟國(guó)家語(yǔ)言的財(cái)務(wù)人員“被否”，劉穎只能讓所有出差東盟地區(qū)的員工在遞交當(dāng)?shù)夭盥闷睋?jù)時(shí)，寫上自己名字、差旅報(bào)銷內(nèi)容與具體金額。一旦企業(yè)在第三方財(cái)務(wù)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)票據(jù)“造假”，將對(duì)相關(guān)涉事員工追責(zé)。

她私下坦言，這種“事后監(jiān)督”做法未必見(jiàn)效——當(dāng)企業(yè)通過(guò)第三方審計(jì)發(fā)現(xiàn)某些跨境差旅報(bào)銷票據(jù)“造假”時(shí)，相關(guān)涉事員工或已離職。

為了壓降跨境差旅開(kāi)支，不少中資企業(yè)主要采取兩項(xiàng)舉措，一是讓“信得過(guò)”的海外國(guó)家當(dāng)?shù)貑T工負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理，因?yàn)樗麄兪煜ぎ?dāng)?shù)卣Z(yǔ)言與差旅報(bào)銷票據(jù)格式，可以識(shí)別其中的虛假及不合理“成分”；二是給海外業(yè)務(wù)部門一個(gè)固定的年度跨境差旅報(bào)銷額度上限，只要實(shí)際報(bào)銷金額不超過(guò)這個(gè)額度，企業(yè)對(duì)報(bào)銷票據(jù)實(shí)際用途“睜一眼閉一眼”。

但是，這兩種辦法的實(shí)際效果均差強(qiáng)人意。首先，部分海外國(guó)家當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)管理人員即便拿了高薪，也會(huì)“監(jiān)守自盜”，伙同當(dāng)?shù)仄渌饧畣T工虛構(gòu)差旅報(bào)銷票據(jù)套取大量報(bào)銷款，然后離職走人；其次，面對(duì)報(bào)銷額度上限管理，業(yè)務(wù)部門對(duì)跨境差旅報(bào)銷往往“先松后緊”，導(dǎo)致年度跨境差旅報(bào)銷額度很快耗盡，影響后續(xù)出海業(yè)務(wù)的拓展。

財(cái)務(wù)合規(guī)性管理挑戰(zhàn)

馬春荃告訴記者，由語(yǔ)言不熟悉所帶來(lái)的跨境差旅報(bào)銷票據(jù)識(shí)別核實(shí)難，僅僅是出海企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的“冰山一角”。真正的考驗(yàn)，是出海企業(yè)能否在落實(shí)海外當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)合規(guī)性管理同時(shí)，實(shí)現(xiàn)有效控費(fèi)。

當(dāng)前各國(guó)地區(qū)針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的法規(guī)政策都在持續(xù)細(xì)化更新，涵蓋會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅務(wù)法規(guī)、可持續(xù)發(fā)展、跨境支付結(jié)算、數(shù)據(jù)安全與個(gè)人隱私保護(hù)等多個(gè)領(lǐng)域。這些法規(guī)及合規(guī)要求的復(fù)雜性與多變性，令出海企業(yè)財(cái)務(wù)部門需投入大量精力研究解讀當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)及合規(guī)性做法，確保差旅報(bào)銷費(fèi)控管理等各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)合法合規(guī)。

“在實(shí)際操作過(guò)程中，中資出海企業(yè)由于理解偏差或未必及時(shí)關(guān)注當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)變動(dòng)，往往遭遇財(cái)務(wù)管理合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。”馬春荃指出。

某國(guó)內(nèi)大型消費(fèi)電子產(chǎn)品企業(yè)海外事業(yè)部負(fù)責(zé)人薛子祥對(duì)此深有體會(huì)。

在將產(chǎn)品銷往東盟國(guó)家地區(qū)同時(shí)，他所在的企業(yè)在馬來(lái)西亞、印尼等國(guó)家地區(qū)構(gòu)建本地化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。但他很快發(fā)現(xiàn)，部分東盟國(guó)家對(duì)企業(yè)及員工的稅務(wù)申報(bào)要求相當(dāng)嚴(yán)格，導(dǎo)致當(dāng)?shù)仄髽I(yè)財(cái)務(wù)管理人員“隔三岔五”向總部了解當(dāng)?shù)禺a(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)與員工工資發(fā)放進(jìn)展，作為稅務(wù)申報(bào)的重要依據(jù)。因此企業(yè)內(nèi)部重新調(diào)整部分財(cái)務(wù)流程，以配合海外業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的稅務(wù)申報(bào)工作。

“最讓我難受的，是東盟某些國(guó)家缺乏員工自行墊付差旅費(fèi)用的習(xí)慣。”薛子祥直言。這導(dǎo)致企業(yè)不得不向海外業(yè)務(wù)部門預(yù)支一大筆資金用于差旅，直接影響整體資金管理安排。

為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，劉穎也向不少出海企業(yè)財(cái)務(wù)人員請(qǐng)教解決方案。但她發(fā)現(xiàn)，出海企業(yè)的財(cái)務(wù)合規(guī)性管理，一直是“問(wèn)題比辦法多”。

為了進(jìn)一步壓降跨境差旅報(bào)銷費(fèi)用，10月起劉穎所在的企業(yè)決定將財(cái)務(wù)部門業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金與跨境差旅報(bào)銷費(fèi)控效果掛鉤，即財(cái)務(wù)部門在四季度將跨境差旅實(shí)際報(bào)銷金額控制在預(yù)算內(nèi)，每壓降1元報(bào)銷款，財(cái)務(wù)部門將得到0.2元獎(jiǎng)金。

“過(guò)去一個(gè)月，這導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門與員工的矛盾激化。”她指出。一是財(cái)務(wù)部門以財(cái)務(wù)合規(guī)性管理為由，向員工退還大量東盟地區(qū)使用當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言書寫、格式怪異的出租車、餐飲等報(bào)銷票據(jù)，要求后者讓當(dāng)?shù)胤?wù)人員出具英文書寫、格式清晰的發(fā)票，否則將擱置相關(guān)票據(jù)報(bào)銷流程；但員工表示自己早已聯(lián)系不上當(dāng)?shù)胤?wù)人員，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門在刻意刁難自己；二是財(cái)務(wù)部門為了減少低效、不合理或浪費(fèi)的報(bào)銷金額，對(duì)大額跨境差旅報(bào)銷票據(jù)拉長(zhǎng)審核報(bào)銷操作時(shí)間，引發(fā)員工不滿，因?yàn)樗麄円炎孕袎|付這些差旅費(fèi)用，需盡早拿到報(bào)銷款償還房貸車貸。

德勤亞太審計(jì)與鑒證數(shù)字化賦能和AI主管合伙人金科告訴記者，若出海企業(yè)通過(guò)有效費(fèi)控舉措，壓降低效、不合理、浪費(fèi)、虛構(gòu)的跨境差旅報(bào)銷支出，整體跨境差旅費(fèi)用開(kāi)支有望減少10%—20%。但這需要在員工與企業(yè)利益之間做好平衡。

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念“重構(gòu)”

為了落實(shí)跨境差旅費(fèi)控及財(cái)務(wù)合規(guī)性管理，年初薛子祥引入了西方知名財(cái)務(wù)管理軟件公司的差旅管理SaaS解決方案。

他主要看重這款差旅管理SaaS解決方案的兩大特點(diǎn)，一是它熟悉各國(guó)的財(cái)稅政策及個(gè)人隱私信息保護(hù)舉措，在流程管理環(huán)節(jié)能幫助中資出海企業(yè)降低合規(guī)操作風(fēng)險(xiǎn)，二是它接入了眾多國(guó)家的本地商旅管理平臺(tái)，可以讓中資出海企業(yè)找到更具性價(jià)比的差旅酒店與出行方式，達(dá)到費(fèi)控效果。

薛子祥很快發(fā)現(xiàn)，西方國(guó)家差旅管理SaaS解決方案的操作模式比較重，員工反映操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，體驗(yàn)不夠好，此外它的收費(fèi)較高，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)現(xiàn)投入產(chǎn)出比偏低。

“企業(yè)高層希望差旅管理SaaS解決方案能實(shí)現(xiàn)至少1:3的投入產(chǎn)出比，即企業(yè)在差旅管理SaaS軟件每投入1元，實(shí)現(xiàn)至少3元的跨境差旅費(fèi)用壓降，但西方國(guó)家的差旅管理SaaS解決方案的投入產(chǎn)出比最多在約1:2。”薛子祥透露。

馬春荃告訴記者，這讓境內(nèi)差旅費(fèi)控管理SaaS解決方案看到“后來(lái)居上”的機(jī)會(huì)，其落腳點(diǎn)放在通過(guò)人工智能（AI）賦能提升用戶體驗(yàn)。以當(dāng)前出海企業(yè)頗感“頭疼”的跨境差旅票據(jù)識(shí)別核實(shí)為例，AI結(jié)合OCR與真?zhèn)巫詣?dòng)驗(yàn)證技術(shù)，可以精準(zhǔn)識(shí)別眾多國(guó)家格式不一、使用本地語(yǔ)言書寫的出租車、餐飲、酒店等差旅票據(jù)，讓財(cái)務(wù)人員無(wú)需熟練掌握當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言與票據(jù)格式，就能快速了解這些票據(jù)的差旅信息與具體金額，大幅提升票據(jù)識(shí)別核實(shí)與財(cái)務(wù)合規(guī)性管理的工作效率。

此外，中資企業(yè)在積極布局“一帶一路”新興市場(chǎng)國(guó)家地區(qū)之際，對(duì)多幣種支付、多賬戶管理的需求與日俱增。境內(nèi)差旅費(fèi)控管理SaaS解決方案能否與銀行加強(qiáng)合作，解決出海企業(yè)多幣種支付與多賬戶管理的操作瓶頸，也是打開(kāi)局面的另一把鑰匙。

馬春荃表示，出海企業(yè)在跨境差旅費(fèi)控及財(cái)務(wù)合規(guī)性管理方面能否取得良好成效，還取決于他們能否借助AI賦能與數(shù)智化思維，對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念進(jìn)行系統(tǒng)性重構(gòu)。

“以往，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念秉承經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先，高度依賴財(cái)務(wù)人員的個(gè)體判斷與歷史數(shù)據(jù)線性分析，而AI賦能與數(shù)智化思維強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)優(yōu)先，通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)與大數(shù)據(jù)建模，幫助出海企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)海外市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)的前瞻性洞察，及時(shí)優(yōu)化跨境差旅費(fèi)控等財(cái)務(wù)管理策略；此外，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念聚焦事后核算，將工作重心放在交易完成后的賬務(wù)處理，AI賦能與數(shù)智化思維追求實(shí)時(shí)管理，通過(guò)智能系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷的自動(dòng)化審批與預(yù)算動(dòng)態(tài)調(diào)整，從而落實(shí)業(yè)財(cái)融合，助力出海企業(yè)的全球化布局取得更大成效。”他分析說(shuō)。

（作者 陳植）

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陳植

長(zhǎng)期關(guān)注銀行、保險(xiǎn)、外匯、黃金、企業(yè)出海、科技金融、產(chǎn)融結(jié)合等領(lǐng)域報(bào)道，敏銳深入洞察全球經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)與中國(guó)經(jīng)濟(jì)前景。